Cases und Prozesse

Case Management, das Fallsteuerung und Prozesse zusammenbringt.

In der Schuldnerberatung ist kein Fall einfach nur ein Formular. Unterlagen fehlen, Forderungen sind unklar, Fristen laufen und manchmal kippt ein normaler Vorgang durch eine Pfändung. finnaro Nexus verbindet den offenen Beratungsfall mit geführten Prozessen, damit Teams wissen, was jetzt wichtig ist.

Beispiele ansehen Demo anfragen
Fallsteuerung Regulärer Schuldnerberatungsfall
Intake
Unterlagen
Forderungen
Gläubiger
Strategie
Abschluss
Wenn ein Ereignis passt, entsteht daraus ein klarer nächster Schritt: fehlende Unterlagen anfordern, Forderung prüfen, Ratenplan freigeben, Frist nachhalten oder Akutfall priorisieren.
Case Regel Aufgabe Nachricht Frist Ergebnis
Prinzip

Der Case hält den Zusammenhang, der Prozess führt den nächsten Schritt.

Ein Case beschreibt den fachlichen Beratungsfall: Person, Forderungen, Unterlagen, Fristen, Risiken, offene Anforderungen und Entscheidungen. Ein Prozess führt einen klaren Arbeitsabschnitt: prüfen, anfordern, freigeben, nachhalten oder eskalieren.

Case Der Fall bleibt offen genug für echte Beratung: Rücksprünge, neue Dokumente, weitere Forderungen, Pfändung, Ratenplan oder Insolvenzpfad.
Prozess Wiederkehrende Arbeitsschritte werden geführt: Aufgabe, Rolle, Frist, Entscheidung, Nachricht, Dokument und Ergebnis bleiben nachvollziehbar.
Entscheidung DMN-Regeln und Case-Actions können empfehlen oder blockieren. Die fachliche Entscheidung bleibt bei der zuständigen Beratung.
Organisation Vorlagen geben einen guten Startpunkt. Beratungsstellen und Kanzleien können eigene Cases und Prozesse an ihre Arbeitsweise anpassen.
Zusammenspiel

Ein Case löst mehrere Prozesse aus, ohne den Zusammenhang zu verlieren.

Der Fall bleibt die fachliche Klammer. Je nach Ereignis starten Unterlagenklärung, Forderungsprüfung, Gläubigerkommunikation, Ratenplan oder Insolvenzvorbereitung als geführte Arbeitsabschnitte.

Beratungsfall

Mandant, Forderungen, Dokumente, Fristen, Risiken und Verlauf bleiben in einem Case verbunden.

11Case-Vorlagen 18Prozessvorlagen
Unterlagen fehlen
  • Nachweise anfordern
  • Frist setzen
  • Eingang prüfen
Gläubiger antwortet
  • Reaktion bewerten
  • Forderung aktualisieren
  • Folgeschritt auslösen
Pfändung taucht auf
  • Risiko priorisieren
  • Schutz prüfen
  • Team informieren
Ergebnis im Case Status, Entscheidung und nächste Aufgabe fließen zurück in den Fall.
Benachrichtigung Mandant, Beratung oder Teamleitung erhalten gezielte Hinweise.
Fünf Beispiele

So greifen Cases und Prozesse im Beratungsalltag ineinander.

Die Beispiele orientieren sich an vorhandenen Case- und Prozessvorlagen in finnaro Nexus. Sie zeigen die fachliche Logik: Auslöser, Regeln, Aufgaben, Benachrichtigungen, Fristen und das sichtbare Ergebnis im Fall.

Auszug aus dem Systemkatalog Die fünf Beispiele unten zeigen typische Beratungsfälle. Mitgeliefert werden derzeit 11 Case-Vorlagen und 18 Prozessvorlagen; zusätzlich gibt es ein CMMN-Case-Management-Modell für die offene Fallsteuerung.
Anpassbar oder neu erstellbar Organisationen können Vorlagen übernehmen, fachlich anpassen, eigene Cases und Prozesse bauen und diese mit Regeln, Fristen, Aufgaben, Benachrichtigungen und Dokumenten verbinden.
Case 1

Regulärer Schuldnerberatungsfall

Der Fall läuft nicht linear. Unterlagen kommen nach, Forderungen ändern sich, Rückfragen entstehen. Der Case hält alles zusammen, während einzelne Prozesse die Arbeit führen.

Aktive Signale 3 offene Unterlagen 2 Forderungen in Prüfung 1 Wiedervorlage
Ausgangslage Neue Anfrage, erste Stammdaten, unvollständige Nachweise und mehrere ungeklärte Gläubiger.
Was finnaro erkennt Pflichtunterlagen fehlen. Forderungen sind noch nicht belastbar. Eine Strategieentscheidung wäre zu früh.
Welche Regel greift Unterlagenklärung und Forderungsprüfung werden priorisiert; Ratenplan oder Vergleich bleiben vorbereitet, aber noch nicht freigegeben.
AufnahmeMandant, Einwilligung und erste Risiken erfassen.
UnterlagenFehlende Nachweise anfordern und Frist setzen.
ForderungenGläubiger, Höhe, Rechtsgrund und Nachweise prüfen.
StrategieRatenplan, Vergleich oder Insolvenzpfad entscheiden.
AufgabeBeratung sieht die nächsten fachlichen Schritte mit Kontext.
BenachrichtigungMandant erhält verständliche Anforderungen statt loser Rückfragen.
ErgebnisDer Case zeigt, was vollständig, blockiert oder entscheidungsreif ist.
Case 2

Akutfall Pfändung und Vollstreckung

Wenn Kontopfändung, Gerichtspost oder Vollstreckungstermin auftauchen, darf der Fall nicht im normalen Ablauf warten. Der Akutpfad macht Risiko, Frist und Schutzaufgabe sichtbar.

Akut sichtbar Frist läuft Schutzprüfung offen Vertretung informiert
Ausgangslage Kontosperre, Pfändung oder Gerichtsvollziehertermin mit kurzer Reaktionszeit.
Was finnaro erkennt Akute Risiken haben Vorrang. Die normale Unterlagenarbeit bleibt sichtbar, blockiert aber die Sofortmaßnahme nicht.
Welche Regel greift Schutzoption prüfen, Wiedervorlage setzen, zuständige Beratung informieren und Folgepfad dokumentieren.
RisikoFrist, Konto, Einkommen und Forderung erfassen.
SchutzP-Konto, Freibetrag oder Vollstreckungsschutz prüfen.
KontaktBank, Gläubiger oder Gerichtsvollzieherkontakt vorbereiten.
FolgepfadAkutphase schließen oder Insolvenzvorbereitung starten.
AufgabeSchutzprüfung mit Fälligkeit liegt direkt im Case.
BenachrichtigungBeratung und Vertretung sehen Warnhinweis und offene Frist.
ErgebnisSofortmaßnahme, Kontaktversuch und Entscheidung bleiben prüfbar.
Case 3

Ratenplan und Vergleich

Ein Ratenplan ist erst belastbar, wenn Haushaltslage, Forderungen und Freigaben zusammenpassen. Der Case verbindet Entwurf, Zustimmung, Gläubigerreaktion und laufende Überwachung.

Regulierung Rate plausibel Freigabe offen Antworten fehlen
Ausgangslage Forderungen sind geklärt, Budgetdaten liegen vor und eine monatliche Rate ist erkennbar.
Was finnaro erkennt Rate, Laufzeit und Gläubigerreaktionen müssen zusammen bewertet werden, bevor der Plan aktiv wird.
Welche Regel greift Mandantenfreigabe, Gläubigerfreigabe und Gegenvorschläge werden getrennt nachgehalten.
Budgetfreie Rate, Kosten und Pfändungsrisiko prüfen.
EntwurfRaten, Laufzeit und Begleitschreiben vorbereiten.
FreigabeMandant und Gläubigerreaktionen nachhalten.
MonitoringZahlung, Ausfall und Anpassung dokumentieren.
AufgabeOffene Freigaben und Gegenvorschläge bleiben bearbeitbar.
BenachrichtigungRückfragen, Erinnerungen und Fristen werden am Case sichtbar.
ErgebnisPlan, Vergleich, Anpassung oder Insolvenzpfad sind nachvollziehbar verbunden.
Case 4

Gläubigerkommunikation

Gläubigerkontakte sind selten nur ein einzelnes Schreiben. Forderungsaufstellungen, Rückfragen, Erinnerungen, Reaktionen und Nachweise müssen zusammen bewertet und im Fall nachvollziehbar bleiben.

Kommunikation 4 Anschreiben offen 2 Antworten eingegangen 1 Erinnerung fällig
Ausgangslage Mehrere Forderungen sind angelegt, aber Nachweise, Salden oder Vergleichsbereitschaft fehlen noch.
Was finnaro erkennt Nicht jede Gläubigerantwort ist gleich. Eine Antwort kann Forderungsprüfung, Erinnerung, Nachverhandlung oder Strategieentscheidung auslösen.
Welche Regel greift Offene Rückmeldungen werden nachgehalten; neue Antworten werden bewertet und der passenden Forderung oder Strategie zugeordnet.
AnschreibenForderungsaufstellung oder Vergleichsbereitschaft anfragen.
FristRückmeldefrist setzen und Erinnerung vorbereiten.
AntwortNachweis, Saldo, Einwand oder Gegenvorschlag bewerten.
FolgeForderungsstatus, Ratenplan, Vergleich oder Klärung aktualisieren.
AufgabeBeratung sieht, welcher Gläubiger warum wieder kontaktiert werden muss.
BenachrichtigungErinnerungen und Rückfragen bleiben am Case statt in einzelnen Postfächern.
ErgebnisKommunikation, Forderungsstatus und Regulierungsstrategie bleiben fachlich verbunden.
Case 5

Insolvenzvorbereitung

Wenn außergerichtliche Regulierung nicht trägt, braucht die Vorbereitung einen sauberen Übergang: geprüfte Forderungen, fehlende Unterlagen, Beratungsnachweise, Fristen und offene Entscheidungen.

Vorbereitung Forderungen geprüft Unterlagen unvollständig Strategie offen
Ausgangslage Vergleich oder Ratenplan ist nicht tragfähig, Fristen laufen und für den nächsten Schritt fehlen noch belastbare Nachweise.
Was finnaro erkennt Insolvenzvorbereitung sollte erst starten, wenn Mindestdaten, Forderungsstand und offene Unterlagen klar sichtbar sind.
Welche Regel greift Offene Anforderungen werden markiert; vorbereitende Aufgaben, Dokumente und Folgeentscheidungen werden am Case geführt.
PrüfungRegulierungsversuche, Forderungsstand und Prognose einordnen.
UnterlagenNachweise, Bescheinigungen und fehlende Angaben nachhalten.
VorbereitungSchritte, Zuständigkeit und Dokumentation strukturieren.
ÜbergangInsolvenzpfad, Abschluss oder weitere Klärung festlegen.
AufgabeOffene Anforderungen und nächste Vorbereitungsschritte sind im Case sichtbar.
BenachrichtigungMandant und Team wissen, welche Unterlagen oder Entscheidungen fehlen.
ErgebnisDer Übergang aus Beratung, Vergleich oder Ratenplan bleibt nachvollziehbar dokumentiert.
Vom Ereignis zum Ergebnis

Der Case bleibt der rote Faden, auch wenn mehrere Prozesse laufen.

Ein neuer Nachweis, eine Gläubigerantwort oder eine Frist ist nicht nur eine Notiz. finnaro macht daraus einen nachvollziehbaren Arbeitsschritt mit Entscheidung, Zuständigkeit und Ergebnis.

Ereignis Neue Unterlage, Frist, Pfändung, Rückfrage oder Gläubigerantwort landet am Case.
Regel Case-Action oder DMN-Regel prüft, ob ein Prozess empfohlen, blockiert oder gestartet wird.
Aufgabe Die passende Rolle sieht Aufgabe, Fälligkeit, Kontext und benötigte Dokumente.
Nachricht Mandant, Team oder Gläubiger können gezielt informiert werden.
Ergebnis Status, Entscheidung und Folgepfad fließen zurück in den Case.
Steuerung

Nicht nur Aufgaben: Regeln, Nachrichten und Fristen laufen sichtbar mit.

Ein guter Prozess ist mehr als eine Checkliste. Er muss erklären, warum etwas passiert, wer reagieren muss und woran ein Team erkennt, dass ein Schritt erledigt, blockiert oder kritisch ist.

Auslöser und Entscheidungen Neue Unterlage, fehlender Nachweis, Frist, Pfändung, Gläubigerantwort oder Strategieentscheidung können den nächsten Arbeitsabschnitt starten.
Aufgaben und Rollen Beratung, Teamleitung, Vertretung oder Verwaltung sehen ihre offenen Aufgaben mit Kontext statt nur einer losen To-do-Liste.
Fristen und Wiedervorlagen Wartezeiten, Rückmeldefristen, Eskalationen und Wiederaufnahme werden am Case geführt und bleiben auch bei Vertretung nachvollziehbar.
Benachrichtigungen Mandanten, Team oder zuständige Bearbeitung können informiert werden, wenn Unterlagen fehlen, Freigaben offen sind oder Risiken entstehen.
Dokumente und Kommunikation Schreiben, Notizen, Nachweise und Gläubigerkontakte bleiben beim Fall, damit Entscheidungen später fachlich erklärbar sind.
Verlauf und Audit Wichtige Ereignisse, Statuswechsel, Freigaben und Abbrüche werden sichtbar, ohne dass jemand den Prozess rekonstruieren muss.
Anpassbar

Vorlagen helfen beim Start. Die Organisation entscheidet, wie gearbeitet wird.

finnaro bringt 11 Case-Vorlagen, 18 Prozessvorlagen und ein CMMN-Case-Management-Modell mit. Darunter fallen reguläre Beratung, Unterlagenklärung, Forderungsklärung, Gläubigerkommunikation, Ratenplan, Insolvenzvorbereitung, Akutfälle und Abschluss. Diese Vorlagen sind ein fachlicher Startpunkt, kein Zwang.

Eigene Case-Modelle Beratungsstellen können fachliche Phasen, Meilensteine und Bedingungen anpassen.
Eigene Prozessvorlagen Aufgaben, Rollen, Fristen, Erinnerungen, Eskalationen und Nachrichten werden am Prozess geführt.
Entscheidungen mit Regeln Case-Actions und DMN-Regeln können passende nächste Schritte anzeigen oder Doppelstarts verhindern.
Visuelle Nachvollziehbarkeit Cases und laufende Prozesse bleiben für Beratung, Teamleitung und Vertretung verständlich.
Demo

Am besten sieht man Case Management an einem echten Fall.

In der Demo zeigen wir, wie ein Beratungsfall startet, welche Prozesse daraus entstehen und wie Unterlagen, Forderungen, Fristen, Ratenplan und Akutfälle zusammen sichtbar bleiben.

Demo anfragen